Unsere Geschäftspartner bekunden das Bedürfnis, Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten. Dieser Wunsch ist nachvollziehbar, weil praktikabel und unterstützend für schnellere Geschäftsprozesse.
Die buchhalterischen Regelungen – dazu gehört Rechnungslegung – organisiert in Deutschland das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in dem Dokument „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoDB)„.
Damit die steuerliche Anerkennung möglich ist, müssen laut diesem Regelwerk u.A. diese Punkte erfüllt sein:
- Der Empfänger muss der elektrischen Übermittlung, bzw. dem Übermittlungsverfahren zustimmen.
- Die Echtheit der Rechnung muss gewährleistet sein.
- Der Empfänger muss sicherstellen, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und sicher ist.
- Eine elektronische Rechnung muss mit aktuellen elektronischen Medien gelesen werden können.
- Bei der Archivierung der Rechnungen muss sichergestellt werden, dass diese mindestens 10 Jahre (beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, also im Zweifel auch mehr als 10 Jahre), jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden können.
- Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdrucken und eine Aufbewahrung in Papierform genügt nicht.
Die Übertragung elektronischer Daten zwischen den Marktteilnehmern erfolgt nach unserem gegenwärtigen Erleben in geschlossenen Systemen oder in offenen.
Ein Beispiel für ein geschlossenes System ist etwa ein Messenger-Dienst wie Threema oder Signal. Ende-zu-Ende Verschlüsselung sichert den Übertragungskanal gegen Eingriffe Dritter ab.
Ein Beispiel für ein offenes System ist Standard-E-Mail. Ohne Verschlüsselung des Übertragungskanals (SSL) oder Verschlüsselung des übertragenen Inhalts ist Dritten der Zugriff auf die Information ohne Weiteres möglich. Schadsoftwarehersteller machen sich diesen Umstand in großem Stil zu nutze (Beispiel: Emotet. Siehe dazu die Information des Bundesamt für Informationssicherheit (BSI)).
Diese Kriterien zugrunde legend ist unsere Position zum Wunsch unserer Geschäftspartner wie folgt:
Gegenüber Kunden (Empfänger von Rechnungen aus unserem Haus):
Sofern Sie eine Rechnungsstellung in digitaler Form wünschen (1. ist erfüllt), kommen wir diesem Verlangen gern nach, denn wir können 5. und 6. sicher stellen. Wir stellen unseren Rechnungen mit allen rechtlich relevanten Merkmalen aus, bringen sie in das von Kunden gewünschte Format und bringen dieses Dokument auf den vom Kunden gewünschten Weg.
In 9 von 10 Fällen wünschen Kunden das Format PDF und den Weg E-Mail auf eine vordefinierte Adresse. Es ist dabei weder gefordert, das Dokument oder den Weg zu verschlüsseln und so den Zugriff Dritter zu erschweren oder unmöglich zu machen. Aus diesem Grund ist weder 2. noch 3. gewährleistet. Die Verantwortung darüber ist beim Empfänger der Rechnung angesiedelt.
Gegenüber Lieferanten (wir sind Empfänger von Rechnungen):
Wir stimmen ausdrücklich dem Empfang elektronischer Rechnungen nicht zu (siehe 1.)
Sollten Sie uns dennoch Rechnungen in elektronischem Format auf ungesicherten Wegen zuschicken (Beispiel: Standard-E-Mail), weisen wir darauf hin, dass wir auf Grund ungesichertem Dokument und ungesicherter Übertragungswege weder die Echtheit der Rechnung prüfen können noch die Identität des Rechnungsstellers sicher ermitteln können. Zudem sind unsere Prozesse nicht darauf ausgerichtet, Rechnungen in elektronischer Form primär verarbeiten zu können.
Bitte gehen Sie daher nicht davon aus, dass eine elektronisch an uns versandte Rechnung bei uns eingegangen ist oder verarbeitet wird.
Sollte eine Rechnung an uns elektronisch versandt werden
und
wir diese bekommen
und
das Dokument durch unserer Schadsoftware-Prüfung gelassen werden
und
wir das Dokument als Rechnung erkennen
und
wir das Dokument zuordnen können
dürfen Sie auch davon aus gehen, dass wir die in der Rechnung benannten Modalitäten berücksichtigen und bezahlen.
Goetz & Weise GmbH, Oktober 2020